Organizujte se: jak se soustředit na osobní kanban

Představte si systém řízení pro svůj život, něco, co se snadno naučíte používat, udržuje vše v pořádku, zabraňuje multitaskingu a pomáhá vám dosáhnout vašich cílů. To je osobní kanban.

Přestože kanban získává na popularitě pro řízení projektů v kancelářských prostředích, lidé si od něj také půjčují základní myšlenky, aby uspořádali aspekty svého osobního života, vše od plánování svateb až po správu rodinných prací. Co je osobní kanban, jak to funguje a co pro vás může udělat?

Co je Kanban?

Kanban je styl práce, který začal v japonských automobilkách a je dnes populární mezi vývojáři softwaru a lidmi, kteří pracují v profesionálních službách.

Spoléhá se na karty, na které píšete informace, a na tabuli, na které si karty uspořádáte. Část důvodu, že je populární v softwarovém a servisním průmyslu, je proto, že vytváří vizuální reprezentaci pro něco, co jinak není vůbec vizuální.

Software Kanban začíná tabulí. Přemýšlejte o tom jako o desce, kde uspořádáte rychlé poznámky. Tyto poznámky se nazývají karty. Karty můžete pohybovat, jak se vám líbí, i když virtuální karty vždy úhledně spadají do sloupců. Sloupce jsou tradičně označeny zleva doprava na úkoly, úkoly a hotové. V některých nástrojích můžete upravit účel nebo označení sloupců.

Nástroje Kanban obecně spolupracují; tolik lidí má přístup ke stejné desce a kartám. Karty mají v určité fázi svého života obvykle nabyvatele, který je pověřen dokončením úkolu. Všichni v týmu mohou vidět všechny karty nebo úkoly, kde jsou ve svém životním cyklu a kdo za ně odpovídá.

Personal kanban bere některé základní myšlenky z kanban, ale opomíná nebo činí nepovinná mnoho pravidel, která jsou specifická pro profesionální produktivitu a kancelářskou práci. V závislosti na tom, co vložíte do své kanbanové tabule, byste ji mohli sdílet s členy rodiny, přáteli, pečovateli, lektory nebo plánovačem svateb.

Mezi několik kanbanových aplikací na trhu patří SwiftKanban a Trello, ačkoli mi generální ředitel Trello Michael Pryor řekl, že nástroj jeho společnosti není technicky deskou kanban, nýbrž se jím inspiroval.

Jak funguje osobní kanban

Srdcem osobního kanbanu je vizualizace všeho, co musíte spravovat a jak se to povede.

„Existují různé formy vizuální správy a jednou z výhod, které kanban dává, je to, že omezuje probíhající práci, “ řekla Janice Linden-Reed, prezident LeanKanban University, organizace, která učí kanban profesionálům a propaguje jeho používání. "Je to způsob, jak řešit problémy týkající se multitaskingu a pomáhá lidem soustředit se, aby nebyli ohromeni. Věc, díky které je kanban na rozdíl od pouhého panelu úkolů, omezuje probíhající a probíhající práci."

Linden-Reed vysvětlila, že kanban je spíše systém tahání než systém push. „V každém okamžiku se věnuje jen tolik práce, kolik zvládneš, “ řekla. „Pokud chcete mít v daném okamžiku pouze tři úkoly, máte své tři a když dokončíte jeden, můžete vytáhnout další. Díky omezenému systému vytahování vám může pomoci zůstat soustředěný a organizovaný.“ Jinými slovy, pokud máte nastavení Úkoly, Dělání, Hotovo, ve sloupci Úkoly byste nikdy neměli více než tři karty.

Když jsem hovořil s Pryorem o kanbanu a osobním kanbanu, vysvětlil, že účelem jeho firemního nástroje, Trella, bylo „vydestilovat se na něco velmi jednoduchého, což je jen seznam seznamů, stejně jako tabulka je skupina čísel, a pokud změníte jednu buňku, změní se jiná buňka. Je to jen způsob, jak vizuálně uspořádat cokoli, o čem přemýšlíte. “ V tomto smyslu je Trello skvělé pro řízení vašeho osobního života, protože vás nepřesahuje do používání struktury a žargonu, které najdete v kanbanových aplikacích určených pro řízení obchodních projektů.

Proč osobní Kanban funguje

Hlavním důvodem, proč kanban pomáhá lidem zůstat organizovanými, je to, že je nutí přemýšlet o tom, co chtějí spravovat, aby jej zmapovali na kanbanskou tabuli.

Vezměme si příklad použití osobního kanbanu k organizování rodinných prací. Nejprve musíte zjistit, jaké budou sloupce. Mohou to být úkoly, úkoly, hotové, ale mohou být také propracovanější. Namísto jednoho sloupce Úkoly můžete mít Úkoly denně, Úkoly každý týden a Úkoly měsíčně. Možná první neděli v měsíci, vaše dítě je zodpovědné za vytáhnutí jedné fušky z měsíčního sloupce. Možná každou sobotu je váš partner zodpovědný za tahání dvou týdenních prací. Ať už se rozhodnete cokoli, zapisování procesu jeho mapováním do desky Kanban vás nutí přemýšlet o tom, jak se práce děje přirozeně, a také o tom, jak chcete, aby byla řízena.

Linden-Reed použila osobní kanban k řízení domácích prací, když měla její dcera pouhých šest let. Dalo to její dceřiné agentuře a také ji naučilo, jak řešit pouze jeden úkol najednou.

Tonianne DeMaria Barry je autorem Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Říká, že osobní kanban vytváří příběh práce. „Osobní Kanban transformuje naši práci na příběh, systém. Berou i ty nejnáročnější úkoly a mění je ve hru, která je vhodná a přesvědčivá pro všechny věkové kategorie, “ řekla mi e-mailem. Když někdo vypíše svůj seznam úkolů na tabuli, „práce přestává být sbírkou nesouvisejících úkolů a místo toho se stává řadou událostí a možností, které se navzájem ovlivňují a plynou z jedné na druhou.“

Osobní Kanban v akci

Jedním z nejlepších způsobů, jak získat představu o tom, jak lze kanban použít k organizaci a správě aspektů osobního života, je slyšet, jak ho ostatní používají. Níže naleznete několik příkladů a odkazy, které dále vysvětlují, jak fungují v kanbanovém systému:

• plánování a organizace svatby
• správa zásob vinného sklepa
• správa domácích prací (viz výše)
• vypracování fantasy sportovního týmu
• ukládání nápadů na dovolenou a cestování (viz obrázek níže).

Kdo může těžit z používání osobního Kanban?

Různé druhy lidí se přitahují k různým druhům softwaru, který jim pomáhá udržovat jejich organizaci. Zeptal jsem se Linden-Reed a Pryor na jejich názor na druhy lidí, kteří se nejlépe hodí pro kanban. Oba řekli, že vizuálně orientovaní lidé se s kanbanem dobře chovají, a pak přidali několik dalších myšlenek.

„Každý, kdo se potýká s problémy s přetížením nebo s kvalitními problémy ve své práci, lidé, kteří zmeškají termíny, lidé, kteří mají problémy s očekáváním, “ může podle kancléře Lindban-Reed těžit z kanban.

DeMaria Barry poznamenala, že děti s Aspergerovými často dělají dobře, když používají osobní kanban. "Kinestetická zpětná vazba a podpora serotoninu, kterou dostanou z tažení do a vidění jejich práce ve sloupci Hotovo, nutí je, aby spíše než intenzivně soustředili nebo přežili jen jeden úkol, " řekla. Řekla také, že děti s ADHD s tím často uspějí, protože „implementace rozpracovaného limitu je nutí, aby se soustředily spíše na úkoly, než aby se rozptylovaly tím, že začnou mnoho, ale žádný žádný nedokončí.“

Pryor řekl, že téměř každý je pro kanban vhodný, protože je vyroben tak, aby odpovídal tomu, jak si myslíme.

"Když se podíváte na způsob, jakým se lidé snaží zorganizovat svůj život - pokud se podíváte na počítač s poznámkami Post-It všude, ledničku s poznámkami na dveřích, lidi, kteří dělají registrační karty a položí je před ně -" máme velmi prostorovou paměť, “řekl Pryor. "Vizuální organizace nápadů může být pro lidi velmi užitečná."

Další rady naleznete v těchto tipech, jak uspořádat poznámky pro autory, jak uspořádat nakupování na prázdniny a triky pro motivaci.