Organizujte se: kdy je v pořádku smazat?

Ukládání digitálních dat je zábavná věc. Jeho udržení často nemá cenu (diskutabilní prohlášení, a já se k tomu dostanu), přestože to zabírá žádný fyzický prostor a virtuální prostor je levný, my se na něj pověsíme.

Ale všechno zachrání důsledky. Pokud se potýkáte s tím, zda uchovávat nebo mazat data, od pracovních souborů po fotografie k e-mailu, tento sloupec vám pomůže promyslet vaše současné dilema a navrhnout nové strategie pro správu stále rostoucí zátěže.

Psychologie spořitelů

Rozhodnout se něco zahodit nebo smazat je často psychologické nebo emoční potíže více než racionální rozhodnutí. Když se náš prst vznáší nad klávesou pro odstranění, velmi často to, co nám brání v jeho stisknutí, je vnímáno jako potenciální hodnota, nikoli skutečná hodnota. Myslíme si: „V tomto e-mailovém vláknu mohou být informace o projektu, který byl dokončen dva roky a který budu v budoucnu potřebovat.“ Nebo: „Co když se jednoho dne naučím používat software pro úpravu fotografií a vyčistím ty obrázky, které nejsou tak dobré, jak jsou?“

Když ukládáme e-maily, fotografie, hudbu, poznámky a další soubory, mnozí z nás nehodnotí skutečnou hodnotu dat tak, jak jsou nyní. Přemýšlíme o budoucích okolnostech, které mohou nebo nemusí nastat. Visíme na věcech, protože v čem je to škoda? Digitální úložný prostor je levnější než kdy jindy. Zdarma můžete získat spoustu cloudového úložiště. Externí pevné disky nejsou tak drahé. A množství místa, které přichází na typickém domácím počítači, tabletu a smartphonu - i když si koupíte nejmenší příděl - je mnohokrát více, než tomu mohlo být před deseti lety.

Jedna myšlenková škola je, že se vším tímto dostupným prostorem bychom nikdy neměli nic mazat. Archivace je v pořádku, ale nemá smysl vymazat. Chybujte na straně opatrnosti a všechno uložte. Lidé v tomto táboře - nazývejme je spořiteli - často prospívají konceptu potenciální hodnoty. "Co když naše podnikání přijde na to, jak těžit cenné informace ze všech těch starých e-mailů?" A pravděpodobně také přistoupí k ochranářskému přístupu: „Zatím nevíme, jakou hodnotu mají historie těchto dat, takže bychom je měli uchovat pro čas, kdy to uděláme.“

Když se však spořitelé pokusí získat přístup k jejich zachovaným datům, obvykle se setkají s několika neočekávanými problémy skutečného světa. Zaprvé, jak řekl můj kolega v oddělení IT: „Úložiště je levné, ale jeho údržba je drahá.“ S indexováním a načítáním archivů jsou spojeny náklady - v penězích, čase nebo obojích - v závislosti na tom, kde a jak jsou archivovány. Pokud si myslíte, že máte všechny informace, které jste kdy potřebovali, protože pilně archivujete soubory aplikace Outlook, odvažuji se odvést pokusit se načíst něco konkrétního. Posílání souborů do archivu je snadné. Vytahování a hledání toho, co chcete, je bolest v krku a jen málo lidí to skutečně dělá. Spořiče vše neukládají, protože potřebují svá data, ale proto, že se jim líbí myšlenka, že v případě potřeby získají svá data. Zeptejte se sami sebe, zda ty soubory.PST, které jste odmítli odstranit za posledních 10 let, nejsou ničím jiným než bezpečnostní přikrývkou.

Jinými slovy, když archivujete něco, v závislosti na tom, kde a jak je archivováno, může se stát nepřístupným a více problémů, než kolik stojí za to načíst.

Vyvážený přístup k ukládání a archivaci

Lepším přístupem je podle mého názoru jasné mentální rozlišení mezi „pracovními soubory“ nebo „aktivními daty“ a jinými druhy dat. Pojem „pracovní soubory“ používám k popisu dat, která potřebuji pro probíhající práci nebo práci, která byla dokončena v nedávné době natolik, že k ní budu pravděpodobně v blízké budoucnosti potřebovat přístup. „Aktivní data“ v podstatě znamenají totéž, ale mohou lépe popisovat počítačové soubory, které nejsou propojeny s prací, jako jsou rodinné fotografie a zábava (hudba a videa). Existuje rozdíl mezi hudbou, kterou aktivně hrajete, a hudbou, kterou jste shromáždili pro účely sběru, ale pravděpodobně ji nebudete hrát… nikdy.

Stáří souboru vám ne vždy řekne, zda je aktivní. Například některé staré fotografie můžete považovat za aktivní, pokud je chcete sdílet nebo je začlenit do projektu, jako je rodinná historie nebo nástěnný kalendář. Pokud však máte 18 verzí stejného složení fotografií a 16 z nich je rozmazaných, je šance, že těchto 16 snímků někdy použijete, nebo z nich vytěžíte jakoukoli hodnotu, extrémně nízká. Když je hodnota souboru tak nízká, je to koš. Pusťte z představitelné potenciální hodnoty a jednoduše ji smažte.

Také si myslím, že to pomáhá myslet na archivaci podobnou mazání, což znamená, že jakmile je něco archivováno, je to v podstatě nepřístupné, i když to není dobré.

Zde je velmi jasný příklad: Americká vláda diktuje, že Američané musí vést sedmiletou daňovou evidenci, takže všechna data jsou „aktivní“ a je třeba je ukládat tak, aby byla snadno dostupná. Vaše daňové záznamy z doby před více než sedmi lety je pravděpodobně možné archivovat, protože je velmi nepravděpodobné, že k nim budete někdy potřebovat přístup, ale existuje malá šance, že vy nebo vaše rodina, obchodní partneři nebo právní poradci je budete možná potřebovat nebo chcete budoucnost.

Jak vědět, kdy odstranit (nebo archivovat)

Jak víte, kdy je v pořádku smazat data a soubory z počítače? Pravidla, která sami stanovíte, se budou pravděpodobně lišit podle typu souboru, takže zde uvádíme několik ukazatelů pro typické kancelářské soubory (zpracování textu, tabulky, prezentace atd.), E-mail, fotografie a hudbu a videa.

Určete hodnotu. Prakticky řečeno, když je čas vyčistit nepořádek, určete, co budete potřebovat nebo chcete vědět o práci, datech nebo souboru a kde je najdete. Pak vyhledejte místa, kde je duplikovaná - což je často stejné místo, kde můžete začít používat klávesu Delete.

Řekněme například, že uložíte následující položky: PDF zaslaných faktur, kopie šeků na zaplacené faktury a tabulku všech fakturačních činností. Někdy po přijetí platby můžete chtít odstranit (nebo archivovat) faktury PDF. Dohoda je hotová, kontrola byla vymazána a máte dobrý záznam o pokroku.

Odstraňte fotografie při fotografování. S fotkami mějte na paměti, že to, že máte možnost uložit desítky tisíc obrázků, neznamená, že byste měli. Zvykněte si smazat mimo zaostřené obrázky a další špatné snímky, jakmile je vyfotografujete (je to nakonec jedna z krásných věcí o digitální fotografii).

Koše rutinní e-maily. U e-mailů odstraňte běžné zprávy a rychlou komunikaci, která neobsahuje žádné informace, které byste mohli později potřebovat. Většina lidí může třídit podle příjemce a vědět, kde bude většina těchto souborů.

Uložte pouze jednu kopii e-mailových příloh. Odstraňte e-maily s přílohami, v případě potřeby však přílohu uložte místně. Nebo naopak: uschovejte e-mail, nahraďte soubor. V každém případě jsou e-mailové přílohy dobrým místem pro identifikaci duplikace a potřebujete pouze jednu kopii. Další tipy týkající se konkrétního e-mailu naleznete v části „Jak se vyhnout přetížení e-mailem“.

Vypisujte (nebo archivujte) média, která nepřehráváte. U všech skladatelů hudby a videa buďte realističtí o tom, které soubory budete skutečně přehrávat. Pokud jste skutečným uživatelem médií, využívejte cloudové služby, které udělují licenci médiím, které vlastníte (a la iTunes Match), takže nemusíte ukládat místní kopie věcí, o kterých si myslíte, že chcete, ale nikdy ve skutečnosti hrát.

Možná je to jen moje osobnost, ale cítím pocit svobody, když nejsem zapadlý do souborů, které prostě nepotřebuji. Cvičení s mazáním i trochu zbytečných dat nebo souborů, které nemají žádnou skutečnou hodnotu, mi pomáhá cítit se, že se více soustředím na data, na kterých záleží.