Video: What is a DMZ? (Demilitarized Zone) (Listopad 2024)
Komunikace je základem každého podnikání. Přesto příliš mnoho vedoucích osobností podniku, které se dostaly do každodenních výzev, přehlíží potřebu poskytnout zaměstnancům praktické způsoby sdílení informací.
Co mám na mysli pod pojmem „sdílení informací“ zahrnuje ústní komunikaci, písemnou dokumentaci, údržbu serveru, psaní e-mailů a další. Pro účely tohoto článku se zaměřím na elektronické dokumenty, ale je nesmírně důležité zvážit, jak ke sdílení informací dochází v celé organizaci a na všech úrovních.
Důležitost sdílení
Proč je sdílení informací důležité? Čím lepší je sdílení informací, tím účinněji bude vaše firma fungovat. Dávat zaměstnancům informace, které potřebují, aby uspěli ve své práci a lépe je zvyšovali, také zvyšuje jejich spokojenost s prací.
Pokud informace nejsou sdíleny dobře, podniky běží méně efektivně a plýtvají penězi. Pokaždé, když se nový tým připojí k týmu - ať už jako stálá náhrada, dočasná (pracovní neschopnost, mateřská dovolená, volno), nebo v nové roli - musí se člověk naučit obrovské množství informací o své pracovní funkci ao tom, jak podnik funguje. Když zaměstnanci sdílejí informace dobře, noví členové týmu se naučí, co potřebují vědět rychleji. A co opravdu potřebují vědět, je, jak a kde hledat informace, spíše než konkrétní odpovědi na otázky. Je to princip „naučit člověka lovit“.
Jedním z nejdražších nákladů v podnikání je nábor, protože se ztrácí čas při zvyšování rychlosti nových zaměstnanců. Čím rychleji zaměstnanci přijdou na to, jak odpovědět na své vlastní otázky, tím dříve mohou významně přispět k vašemu konečnému výsledku. Vaším cílem při zlepšování sdílení informací v celé společnosti je usnadnit lidem řešení jejich vlastních problémů. Dalším cílem je minimalizovat počet opakování stejných chyb. Představte si, jak mnohem plynuleji a výhodněji by vaše podnikání mohlo fungovat, pokud byste minimalizovali tyto náklady.
Typy sdílení informací zaměstnanců
Podívejme se na několik konkrétních typů informací, které by měly být sdíleny: procedurální dokumentace, organizační diagramy zaměstnanců, diagramy pracovních postupů, kontaktní informace zaměstnanců, kontaktní informace klientů a formuláře lidských zdrojů. Vaše firma s velkou pravděpodobností učinila HR formuláře snadno přístupné všem zaměstnancům - obvykle proto, že to vyžaduje zákon. Pokud jde o všechny ostatní dokumenty, je pravděpodobné, že jsou zastaralé nebo vůbec neexistují.
Místo toho je mnoho informací, které by měly být zapsány, uloženo v něčí hlavě, což je z mnoha důvodů problematické. Pro začátečníky by nikdy neměla být jediná osoba odpovědná za obchodní informace. Je to prostě příliš riskantní. Pokud tato osoba onemocní, opouští organizaci nebo přijde v nenávisti k lidem nebo praktikám v organizaci, mohla by to vrátit roky zpátky! Zadruhé, když jsou informace uloženy v něčí hlavě spíše než na viditelném místě, nikdo jiný k tomu nemůže přispět. Zatřetí, ostatní lidé, kteří tyto informace potřebují, si nejsou nikdy jisti, zda mají nejnovější verzi. Důvody přetrvávají.
Jedním z nejúžasnějších přínosů pracovní síly na základní úrovni je, že vědí, jak hledat věci. Pokud potřebují něco vědět (například jak psát vzorce v Excelu) a dokážou zjistit základní pojmy, které se používají k jeho popisu (například součet, produkt, propojené tabulky), mohou najít odpověď online.
Podniky příliš často nejsou navrženy tak, aby podporovaly tento druh soběstačnosti. Na pracovišti nemůžete vždy vyhledat odpověď. Někdy musíte lidi lovit a potřást z nich informace, které potřebujete, jak jsem se zmínil v předchozí části. Odpovědi nejsou uloženy na prohledávatelném místě. Ale měli by být!
Jak lidi sdílet
Pokud čtete tento článek a přemýšlíte: „Moje firma je v plevelech. W už nikdy nebude mít čas ani prostředky na to, abych mohl tento druh práce provádět, “ nebojte se. Zde je návod, jak to rozdělit na čtyřkrokový zvládnutelný projekt.
1. Vysvětlete význam sdílení. Upřímně řekněte lidem ve vaší organizaci na 15minutovém setkání, proč je sdílení dokumentů důležité.
2. Odložte půl dne na projekt dokumentace. Kupte si oběd, pokud musíte sladit obchod.
3. Pokud je vaše firma uspořádána do týmů, měl by se každý tým setkat, aby prodiskutoval, jaké dokumenty potřebuje k sestavení nebo aktualizaci. Mohou také upřednostnit, které dokumenty jsou nejdůležitější vytvořit na základě toho, jaké znalosti žijí pouze v hlavě jedné osoby.
4. Během polodenního projektu bude každá osoba odpovědná pouze za jeden dokument. Za komplikované procesy mohou být zodpovědní dva nebo více lidí. Cílem projektu je připravit dokumenty, které podnik potřebuje, a ne úplně každý den.
Na konci polodenního projektu by se členové týmu (nebo celá organizace, pokud je vaše firma malá) měli navzájem sdílet, co vytvořili a jak daleko se dostali. Ujistěte se, že každý chápe, že všechny dokumenty mají být živými dokumenty.
Tento poslední krok je rozhodující a zaslouží si jedno nebo dvě vysvětlení.
Živé dokumenty
Živý dokument je dokument, který se mění s časem a obvykle jej může změnit skupina lidí, nejen jeden správce. Je zásadní, aby každý, komu jsou dokumenty zasaženy, měl šanci zvážit, jak se s nimi zachází a co v nich je, dokonce i juniorský personál, který by mohl být ve skutečnosti nejznalejšími lidmi o určitých úkolech.
Účelem živých dokumentů je učinit je otevřenými a transparentními pro všechny lidi, kteří k nim potřebují přístup - nejen pro stávající zaměstnance, ale také pro budoucí zaměstnance.
V poslední době můj přítel potřeboval opravit tabulku, kterou jeho organizace používala pro výpočet nákladů v oddělení. Tabulka obsahovala nesprávné vzorce a osoba, která ji sestavila, soubor zamkla - a odešla před několika lety do důchodu. Po malém kousání na sdíleném serveru našel můj přítel dokument, ke kterému měli přístup pouze vedoucí pracovníci, který obsahoval heslo. Měl velké štěstí, že předchozí zaměstnanec myslel dopředu, aby tyto informace umístil na místo, kde je najdou správní lidé. I v tomto případě by však bylo lepší, kdyby můj přítel (a všichni vedoucí pracovníci) předem věděli, že tento dokument s heslem existuje, kde se nachází, a co se jmenuje.
Konzistence
Živé dokumenty lze uchovávat na sdílených serverech nebo spravovat jako wiki. Pokud jsou soubory hostovány na serveru, budete muset zavést pokyny pro pojmenování konvencí tak, aby lidé přidávali nové soubory a složky na server (nebo archivovali starší soubory), takže to dělají konzistentně. Pokud jsou všichni na stejné stránce, jména budou stejná a každý bude moci rychle najít to, co potřebuje.
Posledním krokem ve sdílení informací je zpřístupnění živých dokumentů lidem, kteří je potřebují, a proto se budete muset vrátit k konvencím pro pojmenování souborů a složek. I když vytvoříte wiki, budete chtít mít nějaký standard pro to, jak jsou stránky pojmenovány a uspořádány v rámci webu.
Nezapomeňte všem zaměstnancům vysvětlit, jaké konvence pojmenování se používají a proč. Mějte jasno v tom, co od nich chcete a proč. Zde je několik klíčových bodů, které je třeba zdůraznit:
1. Být organizovaný nám pomáhá uspět jako podnikání a jako tým.
2. Používání konzistentních názvových konvencí nás udržuje na stejné stránce a zvyšuje týmovou mentalitu.
3. Mít systém vám ušetří čas, protože budete moci věci rychle najít.
4. Minimalizujete své vlastní chyby, například mazání dat nebo přepisování souborů.
5. Jak se organizace rozrůstá, budeme schopni efektivněji zvládat nové podnikání.
6. Když najmeme nové zaměstnance, jejich zaškolení bude trvat kratší dobu a jejich uvedení do našeho myšlení bude probíhat rychleji.
Take Aways
Důležité nápady, které byste měli vzít z tohoto článku, jsou:
1. Sdílení informací je zásadní pro obchodní úspěch a vyžaduje účast všech.
2. Živé dokumenty se mohou a měly by se časem měnit; živé dokumenty musí být přístupné více lidem, kteří je mohou změnit, a musí být viditelní pro všechny lidi, kteří se na ně spoléhají, ale jsou přítomní i budoucí.
3. Dokumenty, které jsou označeny a uloženy jednotným způsobem, lze snadno najít, a proto budou skutečně použity.
