Pracovníci domácí kanceláře: armáda virtuálních asistentů

Je hezké získat uznání národního týdne malých podniků tento týden, ale mnoho domácích pracovníků žije v malých podnicích každý týden sedm dní. Zaujalo mě však, že jsem našel společnost, která spojuje tyto pracovníky se společnostmi od domácích po podniky. Jde o metropoli Atlanta vybavenou názvem eaHELP, která spojuje pracovníky z domácích kanceláří se společnostmi napříč desítkami průmyslových odvětví. Mají obchodní klienty od maloobchodníků a agentur digitálního marketingu až po neziskové organizace a univerzity.

Mluvil jsem s prezidentem společnosti Tricia Sciortino o tom, jak eaHELP vetuje své virtuální asistenty a spojuje jejich dovednostní sady s podniky. Také jsme hovořili o tom, jaké nástroje, strategie a druh pracovní kultury domácí kanceláře potřebujete, abyste zajistili zdravý pracovní vztah a vzdálenou produktivitu mezi virtuálním asistentem a zaměstnavatelem. Sciortino byl prvním virtuálním asistentem, který kdy najal eaHELP, a z první ruky ví, jak řídit rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem pracovníka v domácí kanceláři.

PCMag: Řekněte mi něco o eaHELP.

Tricia Sciortino: Poskytujeme to, čemu říkáme řešení virtuálního asistenta (VA) pro velmi zaneprázdněné vůdce. Jsme to, co bych považoval za personální firmu VA. Pomáháme všem typům vůdců v různých žánrech - od soloprenů a podnikatelů až po malé manažery firem - s řešeními VA, která se mohou pohybovat od velmi malého přírůstku pěti hodin týdně po téměř plný úvazek. Jsme rádi, že vám můžeme poskytnout pomoc, která umožní vůdci skutečně vystoupit z administrativních částí podniku a dělat si starosti se zaměřením na podnikání, jednáním s klienty nebo vytvářením obchodního plánu. Dělá to z obav z detailů.

PCMag: Toto je Národní týden malých podniků. Proč by malá firma potřebovala virtuálního asistenta?

Sciortino: Řekl bych, že většina našich klientů jsou malé firmy. Obvykle zjišťujeme, že jako malá společnost možná ještě nebudete muset najmout někoho na místě na plný úvazek; možná budete potřebovat pět nebo 10 hodin týdně. Řekněme, že je to 10 hodin. Každé ráno odcházeli od 9:00 do 11:00 a pak odešli. Ale u VA jsou tyto hodiny flexibilní. Můžete použít 30 minut v 9:00 a pak 15 minut v poledne. Svůj čas můžete rozvinout po celý den a týden a využít částečný úvazek způsobem, který se cítí jako velmi na plný úvazek.

PCMag: Jak bych se mohl stát VA a pracovat pro eaHELP?

Sciortino: Na naší stránce kariéry máme přihlášku, kterou žádáme od našich uchazečů o podání, a to zahájí proces uchazeče, který se zapojí do našeho akvizičního týmu. Bereme všechny naše uchazeče prostřednictvím docela hlubokého procesu prověřování dovedností a schopností. Rozdělujeme je do dvou kategorií: měkké a tvrdé dovednosti. A my hledáme to, co v naší lavičce považujeme za hodně hloubkové, protože jsme velmi záměrní, aby byli naši klienti specificky přizpůsobeni více než potřebným souborům dovedností nebo úkolů.

Hodnotíme samozřejmě technické schopnosti žadatelů: na jakém PC pracují, na jakých programech mají přístup a dovednosti, ale také hledáme měkké dovednosti. Být dobrým komunikátorem je důležitější, než kdybyste měli Microsoft Office. Chceme, aby lidé, kteří jsou velmi pohotoví, byli dobrým profesionálním psaným komunikátorem - někoho, kdo je velmi poutavý, proaktivní a vynalézavý natolik, aby šli najít odpovědi, pokud je jejich klient požádá o něco, co nikdy předtím nedělali. Kromě toho ověřujeme a ověřujeme tvrdé dovednosti, které tvrdí, že mají, s některými běžnými úkoly VA, jako je správa kalendářů, správa e-mailů a rezervace výletu.

PCMag: Co potřebuje pracovník domácí kanceláře, aby byl úspěšný?

Sciortino: První věcí je vždy vyhrazený pracovní prostor. Možná nemáte doma další kancelář, ale potřebujete konkrétní oblast, kterou voláte do kanceláře, i když je to roh vašeho obývacího pokoje nebo náhradní ložnice nebo cokoli jiného. můžete říct: „Jsem v práci; jdu do svých kancelářských prostor.“ Vlastně za to pohovorujeme a zajišťujeme, aby naši virtuální pomocníci měli vyhrazený prostor a aby pracovali v tom, čemu říkáme „zóna bez rozptýlení“. Pokud se snažíte pracovat u svého kuchyňského stolu a máte procházející rodinu nebo děti (nebo domácí zvířata), nebude to fungovat.

Druhou věcí, kterou bych řekl, je stanovení hranic vaší pracovní doby. Je velmi snadné pracovat vždy, když pracujete z domova, protože nemáte možnost opustit kancelář; práce zůstává v kanceláři. A nyní jste hotovi celý den, je velmi snadné zkontrolovat e-mail ještě jednou, když vaříte večeři. Musíte zavést čas zahájení a čas zastavení, jak nejlépe umíte, jako byste pracovali v kanceláři. Pro vaše osobní hranice je nejlepší říci: „Budu dělat každý den do 6:00, “ abych se vyhnul vyhoření nebo pocit, že neustále pracuješ. Nechal jsem svou dceru, aby mi řekla: „Mami, pracuješ pořád pořád?“ a myslel jsem si: „Ouch, má pravdu.“ Nechal jsem to krvácet.

Další věcí, kterou bychom k tomu mohli přidat, by bylo naplánování času mimo váš domov. Může to být datum oběda se sousedem nebo to může být ve Starbucks několik hodin týdně. Staneš se trochu rozzlobeným a budeš mít pocit, že jsi v krabici, pokud… jsi celý den připoután ke svému stolu.

Závěrečná část má být záměrná o vaší technologii a nástrojích, které vám pomohou vzdáleně pracovat, ať už se jedná o stroj, který zvládne vaši pracovní zátěž: skvělý počítač, skvělý software, čistý stroj, novější stroj. Mohou to však být také věci, jako je použití programu, který vám může pomoci sdílet s lidmi, jako je Basecamp nebo Slack. Dobrá technologie a opravdu pohodlné používání počítače a nové technologie skutečně přispívají k tomu, že jste vzdáleným pracovníkem.

PCMag: Co potřebuje manažer, aby byl pracovník domácí kanceláře úspěšný? Právě jsem dostal program, který „posiluje důvěru mezi zaměstnavateli a zaměstnanci“. Trvá snímek obrazovky každé tři minuty. To nezní příliš důvěřivě.

Sciortino: Uvědomujeme si, že někdy je pro někoho obtížné pracovat s někým vzdáleně, pokud na to není zvyklý; budování důvěry, že osoba na druhé straně vykonává práci, kterou jste od ní požadovali, vyžaduje čas. Našim klientům a VA však doporučujeme používat komunikační nástroje, které jim během cesty pomohou. Doporučujeme, abyste měli alespoň jednou týdně videozáznam, který vám pomůže, co je třeba udělat tento týden a co zbylo z minulého týdne, můžete vidět tváří v tvář, můžete si přečíst řeč těla. To je něco, čemu opravdu věříme; pokud budete pracovat vzdáleně, potřebujete webovou kameru.

Máme také spoustu nástrojů, které lidem doporučujeme zůstat v úzkém spojení. Existují různé aplikace, ve kterých můžete sdílet pracovní prostory, například Basecamp, Asana, Evernote a Wunderlist, kde můžete vidět práci, kterou lidé dělají po celý den (a přidávat poznámku nebo dokončovat úkol). Je velmi snadné říci: „Hej, podívejme se, kde jsme s tímto projektem.“

A potom doporučujeme věci jako aplikace pro váš telefon, být opravdu pohodlným posíláním textových zpráv nebo používat aplikace jako Voxer nebo HeyTell (kde je jako rychlá vysílačka vysílat hlasovou poznámku).

Upřímně řečeno, snažíme se příliš nesložit, pokud jde o kulturu a týmovou podporu. Používáme věci jako Facebook a máme vlastní skupiny pro náš tým, kde zůstáváme ve spojení. To je to, čemu říkáme náš virtuální vodní chladič, a ptáme se na jednorázovou otázku: „Hej, lidi, nějaká rada, má někdo nějakou zkušenost?“ Tým se navzájem prosazuje o pomoc.

Zveřejňujeme také týdenní rekapitulace prodeje: „Hej, tým, to je místo, kam směřujeme. Hej, skvělý kudos a výkřiky.“ Naše virtuální kancelář je soukromá skupina na Facebooku a pro nás to byl jeden z největších úspěchů v budování týmu.