Jak se vyhnout 5 běžných chyb v řízení nápadů

Správa nápadů může být užitečná v různých obchodních kontextech. Tyto nástroje mohou používat myšlenkové mapy k organizování myšlenek a úkolů, pomáhat vizuálně pochopit složitá data a pomocí správy sociálních znalostí pomáhat spojit zaměstnaneckou a výkonnou inteligenci a podpořit kreativitu. Přestože to náš recenzent uvedl do našeho balíčku nejlepšího softwaru pro správu nápadů, který je v současné době na trhu, má tato technologie dlouhou cestu.

Software pro správu nápadů je stále omezen několika způsoby. Front & Main Honey vám poskytuje intuitivní a snadno použitelné rozhraní bez mnohem hlubších funkcí; XMind je schopný a přenosný, ale má způsoby, jak jít v použitelnosti; dokonce i editorské softwarové aplikace pro výběr editorů Mindomo, které sbírají možnosti mapování v sociální oblasti i mysli, jsou tím, co náš recenzent označil jako „nejméně chybný produkt parta“. Správa nápadů je ambiciózní technický koncept, a proto bylo provádění předvídatelně velké, protože poskytovatelé softwaru vytvářejí uzly. Mezitím je na firemním uživateli, aby se vyhnul běžným chybám a pastím produktivity. Zde je pět konkrétních překážek, kterým je třeba se vyhnout.

1. Udržujte bezpečnost na vrcholu

Většina platforem pro správu nápadů založených na cloudu cíleně řeší zabezpečení pomocí běžných přihlašovacích protokolů typu run-of-the-mill a někdy schopností konkrétních dokumentů nebo souborů chránit heslem; dvoufaktorová autentizace je solidní možná v závislosti na řešení. Není to daleko od podnikového zabezpečení, zejména pokud mluvíte o přidaných vrstvách šifrování pro klíčová firemní data nebo o skvělém nápadu, který by mohl být cenným obchodním tajemstvím v rukou konkurenta.

Jde o to, nepřijímat výchozí zabezpečení v platformě pro správu nápadů, aniž byste museli věnovat náležitou péči. Pokud nejste spokojeni s úrovní zabezpečení, kterou má software k dispozici, existuje několik možností. Spolupracujte s IT oddělením vaší společnosti a rozhodněte se, zda je to proveditelné, a platforma pro správu nápadů, kterou jste si vybrali, je dostatečně přizpůsobitelná pomocí rozhraní pro programování aplikací (API), která posilují vestavěné zabezpečení a přidávají hlubší šifrování a ověřování. Ačkoli častěji než ne, to buď nebude proveditelné, nebo by bylo příliš mnoho potíží.

Řešitelnější alternativou je export klíčových dokumentů a dat - ať už se jedná o zvláště důmyslnou mapu mysli, průlomový brainstormingový dokument nebo hodnotná data sociálního průzkumu s důvěrnými odpověďmi zaměstnanců - a místo toho zašifrujte a uložte soubor do cloudového úložiště. Jakmile exportujete a zálohujete, nezapomeňte data z platformy pro správu nápadů odstranit. Úkolem budou řešení pro správu dokumentů na úrovni podniku, jako je Zoho Docs Standard nebo Box (pro firmy), nebo můžete využít šifrované řešení cloudového úložiště, jako je CertainSafe, a získat ještě více paranoidních bezpečnostních opatření, jako je MicroEncryption. Udržujte tyto zlaté myšlenky pod zámkem a klíčem.

2. Vezměte mobilní funkčnost se zrnem soli

Když náš recenzent uváděl všechny nápady na správu nápadů skrze své tempo, narazil na překážky, když došlo k mobilní produktivitě. Přestože většina softwaru pro správu nápadů obsahuje slušné aplikace pro Android a iOS, není tu mnoho možností mobilní integrace s jinými aplikacemi, ani možnost synchronizace dat a práce offline. Mobilní aplikace pro správu nápadů se zlepšují s každou přírůstkovou aktualizací, ale pokud jste na cestách a narazíte na podnikatelský nápad, musíte zmapovat, zajistit své sázky.

V každém případě otevřete svou aplikaci Mindomo a roztočte si myšlenkovou mapu nebo Bloomfire a vytvořte otázku pro brainstorming pro své zaměstnance. Jednoduše uložte svou práci do poznámky nebo dokumentu v jiné aplikaci. Poté, když narazíte na problém formátování, chybu synchronizace nebo selhání uložení v mobilní aplikaci pro správu nápadů - zdaleka jistota, ale riziko, které stojí za zmírnění pro jistotu - nezůstanete sedět v metru s skvělým nápadem uklouznutí pryč a nic konkrétního, co by se mohlo ukázat.

3. Buďte opatrní při integraci aplikací

Jedním z největších současných omezení u softwaru pro správu nápadů je nedostatek jasné dokumentace nebo ještě lepší, předem vytvořené integrace s jiným populárním podnikovým softwarem, kde myšlenky vytvořené na platformě zakoření a promění se ve skutečné projekty a iniciativy. Bloomfire se integruje s Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), ale většina sociálních platforem není integrována nativně CRM nebo řízení lidských zdrojů (HR), ani s interní společností Wiki, kde je mnoho z dotazovacích údajů by nevyhnutelně skončilo.

Totéž platí pro platformy zaměřené na myšlenkovou mapu, kde by integrace s nástrojem vizualizace dat pro přesvědčivější koncepční reprezentaci byla užitečná pro pohled na myšlenky zmapované myšlenkou jiným způsobem. To znamená, že ani pro schopný kodér se pokusit vytvořit integraci sami bez sady pro vývoj softwaru s otevřeným zdrojovým kódem (SDK) a jasné pokyny nebo dokumentace pro integraci jiné platformy není úplně vhodné. Nejlepší volbou je opět ruční export a import dat z vaší platformy pro správu nápadů do příslušné obchodní aplikace, kterou potřebujete. Sledujte manuální pracovní toky - jaká data je třeba exportovat a importovat a kdo je za ně zodpovědný - pomocí nástroje, jako je Asana, aby bylo vše v pořádku.

4. Nezkoušejte dodatečně vybavit projektový management

Správa nápadů a myšlenkové mapy mohou být skvělým způsobem, jak zrušit řízení projektu delegováním úkolů a uspořádáním myšlenek prostřednictvím interaktivních vizuálů a zkratek užitečných symbolů. Nebezpečí není v použití managementu nápadů k lepšímu provádění projektového managementu, ale v použití platformy pro řízení projektů pro něco, co není určeno. Pokud je oddělení IT již investováno do systému řízení projektů nebo spolupráce, je nákladově efektivní cestou také tuto technologii zavést do správy nápadů.

V takovém případě budete mít nejasnou směsici víceúčelových projektů, chatovacích místností nebo kanálů vytvářejících nesrozumitelný hluk ve formě komentářů k komentářům bez koncepční organizace. Firmy skončí s další e-mailovou schránkou, kde přetížení myšlenky bez struktury skončí s příliš mnoha pohřbenými pod hromadou. Software pro správu nápadů není celkově z hlediska funkcí tak zralý jako nástroj pro správu projektů nebo spolupráci, ale dělá to, co je navrženo k tomu, aby poskytl cestu nejmenšího odporu k tomu, aby byl nápad zlikvidován a vytvořen, a aby se zvládlo překrývání. myšlenkové bubliny každého uživatele, který k tomu přispívá.

5. Myšlenka nestačí, udělej něco s tím

Na estetické úrovni je správa nápadů lákavá, protože vypadá skvěle. Platformy jako Mindomo a Bloomfire jsou vizuálně přesvědčivé a vykreslují nápady v inteligentně navržených mapách mysli a barevných interaktivních grafech sociální odezvy. Nebezpečí u těchto druhů platforem spočívá v jejich elegantní vizualizaci a myšlení, že je práce hotová.

Tato myšlenková mapa a výsledky těchto průzkumů neznamenají nic, pokud není tento přehled nahromaděn a transformován pro vyšší obchodní účely. Z pěti platforem, které jsme zkontrolovali, má pouze Bloomfire vestavěnou analytiku, ale všechny kromě Front & Main Honey se integrují přímo s Microsoft Office 365. Takže ať už exportujete data do CRM, projektového managementu nebo business intelligence aplikace nebo poslat přímo Office 365 za účelem vytvoření strategie kolem nápadu, dokončit úlohu. Shromažďování nápadů je kritickou součástí organického inovování všech a všech aspektů vašeho podnikání, ale je to pouze první část.