Uspořádejte si: jak zaznamenat důležitá data pomocí skenování a OCR aplikací

Pro organizování je nezbytná skenovací aplikace s optickým rozpoznáváním znaků (OCR). Nejlepší skenovací aplikace vám pomohou zachytit všechny druhy informací, jako jsou prezentační snímky ze schůzky, poznámky na tabuli, vizitky, nemluvě o důležitých dokumentech. Hodí se i pro jiné účely, od digitalizace papírových receptů po uložení záruk.

Před několika lety jsem musel získat nový cestovní pas a téhož dne jej odložit na vízum. Hned poté, co jsem si vzal pas, jsem si pomyslel: „Asi bych měl mít jeho kopii, než ji předám.“ Vytáhl jsem telefon a naskenoval jej. Jistě, vízum trvalo déle než dva týdny a mezitím jsem potřeboval údaje o svém pasu pro spoustu papírování. Dobrá věc, měl jsem čitelnou kopii!

Jak fungují skenovací aplikace?

Pokud používáte mobilní skenovací aplikaci, není to nic jiného než fotografování. V ideálním nastavení zahrajete svůj dokument na kontrastním pozadí a nasměrujete na něj fotoaparát telefonu.

Poté vás aplikace provede procesem skenování. Obvykle se dozvíte, jak zarovnat okraje dokumentu se značkami oříznutí na obrazovce telefonu. Držte se, jak můžete, ale nebojte se. Aplikace se přizpůsobí mírným pohybům. Skenování trvá vteřinu nebo dvě. Po dokončení se obvykle zobrazí náhled dokumentu. Aplikace se obvykle zeptá, zda chcete přidat další stránky nebo zahájit nové skenování.

Možná si myslíte, že byste mohli skenovací aplikaci přeskočit úplně, a namísto toho vyfotografovat všechny dokumenty, které chcete digitálně uložit. Dalo by se, ale existují dvě nevýhody. Nejprve je nepravděpodobné, že bude obraz stejně čistý jako sken, takže riskujete, že nebudete mít čitelný text. Za druhé, nemůžete prohledávat text, což by mohlo znesnadnit nalezení toho, co později potřebujete.

Co byste měli skenovat pomocí aplikace pro skenování?

Podívejme se na příklady, jak můžete pomocí skenovací aplikace zůstat organizovaní. Poté vysvětlím, které funkce byste měli hledat v nejlepších skenovacích aplikacích, a pojmenujte několik aplikací, které je mají.

Vizitky

Až vám někdo příště podá vizitku, použijte skenovací aplikaci k zachycení kontaktních informací této osoby a poté kartu vraťte. Ukážete, jak snadné je být bezpapírové, a zároveň shromažďovat jejich podrobnosti v digitálním formátu, takže už nemusíte nic psát. Některé aplikace pro skenování mohou detekovat vizitky a vytvořit nový záznam ve vaší kontaktní aplikaci. Ostatní prohledávají LinkedIn a navrhnou připojení tam.

Tabule a prezentační materiály

Na setkáních většina z nás chce dát každému reproduktoru naši plnou pozornost. To je těžké udělat, když mžouráme na prezentaci nebo na tabuli, doufáme, že nám neunikne důležitý detail. Skvělým řešením je rychle naskenovat diapozitivy nebo jiné materiály, jak se jeví, protože si je můžete prohlédnout později.

Dokumenty k e-mailu nebo zálohování

I když vám mnoho lidí a organizací s potěšením posílá digitální dokumenty, stále existuje mnoho případů, kdy se setkáváme s papírem. Řekněme, že vaše banka vám dává důležitý papírový dokument k podpisu, ale chcete, aby jej nejprve zkontroloval váš právník. Je to skvělý čas na používání aplikace pro skenování. Naskenujte několik stránek, abyste jim mohli poslat e-mail stat. Některé skenovací aplikace obsahují nástroj, který vám také umožní jejich digitální podepsání.

Mezi další důležité dokumenty, které byste mohli chtít naskenovat a zálohovat, patří imunizační záznamy, daňové doklady a právní osvědčení (rodné, manželské, imigrační atd.).

Co hledat v aplikaci pro skenování

Nejlepší skenovací aplikace zachycují vaše dokumenty jasně, umožňují vyhledávání textu a pomáhají ukládat hotové soubory na správných místech. Zde je co hledat:

Automatická detekce hran

Skvělá aplikace pro skenování a OCR automaticky najde okraje vašich dokumentů automaticky. Když zaměřujete fotoaparát na papír, měly by ořezové značky, které vidíte na obrazovce, hledat okraj dokumentu samy o sobě a přizpůsobit se různým rozměrům. Ať už skenujete list papíru A4 nebo vizitku, aplikace to zjistí automaticky.

Možnosti uložení a exportu

Nejlepší skenovací aplikace vám dávají možnosti, kam můžete ukládat nebo exportovat nově naskenované texty, jako je Disk Google, Dropbox nebo jiná služba úložiště. Nechcete, aby aplikace, která vás nutí uchovávat dokumenty na novém místě.

OCR

OCR jsem zmínil v horní části tohoto článku. Pokud máte OCR, všechna slova, která skenujete, se stanou textem. Text můžete také zkopírovat a vložit nebo upravit. Řekněme, že naskenujete recept a zjistíte, že má překlep. S opravdu dobrou aplikací pro skenování a OCR byste měli být schopni překlep vyřešit. Některé aplikace mohou převést váš konečný text do známého formátu pro zpracování textu, například.docx. Ostatní vám umožňují změnit text přímo v aplikaci, aniž byste museli dokument nejprve otevírat v textovém editoru.

OCR také umožňuje prohledávat text dokumentů. To znamená, že pokud chcete najít své imunizační záznamy, můžete zkusit vyhledat jméno svého lékaře a najít soubor. Nemusíte si pamatovat, co jste soubor pojmenovali. Pokud pro hledání souborů používáte vyhledávání hodně, pak rozhodně potřebujete OCR.

Funkce vyhledávání

Možná nejste super organizovaní, pokud jde o export a ukládání souborů na jiné místo. V takovém případě byste měli mít možnost prohledat obsah aplikace pro skenování všeho, co jste kdysi naskenovali a nyní potřebujete. Skvělá aplikace pro skenování bude mít vlastní vyhledávací funkci.

Podpora vícestránek

Opravdu dobré skenovací aplikace mohou skenovat více stránek za sebou. Poté by měly všechny stránky snadno uspořádat do jednoho PDF. Nejmodernější aplikace pro skenování také korigují zkreslení stránky, například když skenujete stránky z knihy a nedokážou se úplně vyrovnat.

Cena

Mnoho z nejlepších aplikací pro skenování a OCR má bezplatnou úroveň služeb a prémiovou úroveň. OCR je někdy považován za prémiový prvek. Ceny aplikací pro skenování a OCR jsou trochu ořechy. Na chvíli byste mohli očekávat, že za slušnou aplikaci zaplatíte mezi 4 a 7 $. Nyní jsou jednorázové poplatky desetkrát vyšší. Zatímco sazby předplatného jsou rozumnější, někteří lidé potřebují skenovací aplikaci pouze několikrát do roka.

Nejlepší skenovací aplikace

Nyní, když pochopíte, co skenovací aplikace dokážou a proč byste je mohli chtít, zde jsou některé z nejlepších, které můžete najít. Zaměřil jsem se na aplikace, které nabízejí skenování a OCR a upravují váš text. Existuje spousta aplikací, které prostě skenují. Evernote Scannable a mobilní Dropbox aplikace jsou dva příklady. Nedávají vám však konečný text, který můžete zkopírovat a vložit nebo upravit. Tyto aplikace ano.

Bez ohledu na to, kterou aplikaci si vyberete, zjistíte, že mít po ruce aplikaci pro skenování, které důvěřujete, vám pomůže digitalizovat dokumenty a zůstat v pořádku.

ABBYY FineScanner

Volný, uvolnit; Pro za 4, 99 $ za měsíc, 19, 99 $ za rok nebo 59, 99 $ jednorázový poplatek

ABBYY FineScanner je možná nejlepší a nejschopnější aplikace pro skenery a OCR pro mobilní zařízení. Exportuje soubory do různých formátů, umožňuje ukládat soubory do většiny hlavních úložných služeb a dokonce spouští OCR ve více než 40 jazycích. Potřebujete účet Premium, abyste získali OCR, což stojí 4, 99 $ za měsíc, 19, 99 $ za rok nebo 59, 99 $ za jednorázový poplatek.

K dispozici pro Android, iOS

Objektiv Microsoft Office

Volný, uvolnit

Objektiv Microsoft Office Lens je jednou z mála skenovacích aplikací, která je zcela zdarma. Je to o něco pomalejší a těžší než jiné aplikace s detekcí okrajů a oříznutím, ale úkol se dokončí. Aplikace má speciální režimy pro skenování vizitek a tabule. Chcete-li upravit skenovaný text, musíte exportovat text pomocí aplikace Microsoft OneDrive a poté jej otevřít.

K dispozici pro Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Volný, uvolnit; Pro za 4, 49 $ první rok, pak 22, 49 $ za rok; nebo 69, 99 $ jednorázově na iOS

Scanbot je vynikající aplikace pro skenování a OCR. Společnost uvedla, že společnost nedávno změnila svůj cenový model z levného jednorázového poplatku na roční předplatné nebo dražšího jednorázového poplatku (69, 99 USD). Navíc je velmi obtížné zjistit ceny. V každém případě stojí za zvážení verze programu Scanbot, pokud potřebujete rychlou a přesnou aplikaci pro skenování téměř jakéhokoli typu dokumentu. Má dobré nástroje pro korekci a optimalizaci barev a další funkce skenování, jako je čtečka QR kódu a čtečka čárových kódů. Můžete jej také použít k podepisování dokumentů pouze pomocí prstu, telefonu nebo tabletu.

K dispozici pro Android a iOS