Organizujte se: jak sledovat změny v dokumentech Google

Od roku 2014 umožňují Dokumenty Google lidem sledovat změny při úpravách nebo spolupráci na jejich práci s ostatními. Schopnost sledovat změny vám dává více možností úprav dvěma způsoby. Nejprve si můžete upravit svou vlastní práci, aniž byste provedli změny, pro případ, že je vy nebo někdo jiný chce zkontrolovat. Za druhé, můžete vytvořit dokument a sdílet jej s ostatními a mohou navrhnout změny v souboru, které vy nebo někdo jiný můžete vidět a přijmout, odmítnout nebo dále změnit. Zjednodušuje proces spolupráce a usnadňuje správu.

Přestože mnoho lidí tuto funkci označuje jako Sledování změn - to se nazývá v aplikaci Microsoft Word a již tam delší dobu existuje, společnost Google ji navrhuje. Funguje podobně jako funkce v Microsoft Office. Pokud importujete dokument Google do aplikace Microsoft Word nebo naopak, všechny sledované změny nebo návrhy budou zachovány a viditelné.

Zde je návod, jak používat návrh v Dokumentech Google.

Jak povolit režim navrhování

Pokud píšete a editujete sólo nebo navrhujete změny v práci někoho jiného, ​​začněte aktivováním režimu Navrhování. Na ploše vyhledejte v pravém horním rohu obrazovky ikonu pera a slovo Úpravy. Klikněte na něj a zvolte Navrhování. V mobilních zařízeních se podívejte do nabídky nastavení, kde se nazývá Navrhnout změny. Přepněte jej.

Po aktivaci funkce Navrhování se vaše nové úpravy na stránce zobrazí spíše jako úpravy než potvrzený text. Například každé odstranění se zobrazí jako text s přeškrtnutím. Nová slova, která zadáte, se objeví v nové barvě (v tomto případě zelená).

Pro každou změnu, kterou navrhujete, vytvoří Dokumenty Google na pravém okraji malé souhrnné pole, které ukazuje, kdo změnu navrhl a co je to. Tato souhrnná pole také poskytují vám a dalším editorům pravomoc přijmout nebo odmítnout změny, které podrobněji popisuji později.

Jak sdílet svůj dokument

Pokud chcete přijímat navrhované změny od ostatních lidí, musíte nejprve dokument sdílet a povolit úpravy. V pravém horním rohu plochy klikněte na modré tlačítko Sdílet. V mobilu je tato možnost v nastavení v části Sdílet a exportovat. Dokument můžete sdílet pouze s lidmi, které si vyberete, nebo vygenerováním odkazu, který zviditelní dokument pro kohokoli s tímto odkazem.

Zde je nejdůležitější část: Musíte dát svým spolupracovníkům povolení k úpravám. Z příslušné možnosti vyberte možnost Upravit.

Když vaši spolupracovníci obdrží dokument, měli by si zkontrolovat, zda spíše navrhují než upravovat, aby všichni mohli vidět změny. Když týmy pracují tak často, všichni budou zvyklí na prohlížení svých úprav na obrazovce a budou vědět okamžitě, pokud není funkce Navrhování povolena. Pokud jsou lidé ve sledování změn noví, možná jim budete muset připomenout.

Jak používat komentáře

Běžným pravidlem pro úpravy (které každý neustále porušuje) je nikdy do dokumentu napsat něco, co byste nechtěli zveřejnit. Například nikdy nevkládejte vtip jako zástupný text a nikdy nevkládejte vložený komentář. Otázky a delší myšlenky k diskusi patří jako komentáře.

Chcete-li přidat komentář, vyhledejte na panelu nástrojů ikonu, která vypadá jako řečové pole se znaménkem plus uprostřed. Alternativně můžete zvýraznit nějaký text a na pravém okraji se zobrazí tlačítko pro přidávání komentářů. Klikněte na něj a můžete přidat svůj komentář.

Komentáře se zobrazí na pravém okraji vedle všech ostatních sledovaných změn. Spolupracovníci mohou odpovídat na komentáře, což vám umožní mít v dokumentu diskusi o změnách, které byste mohli provést.

Jak přijímat, odmítat a řešit komentáře

Jakmile jsou všechny návrhy zadány, může kdokoli, kdo má poslední slovo o díle, přečíst dokument a přijmout nebo odmítnout změny.

V případě komentářů máte možnost každý z nich „vyřešit“. Vyřešení komentáře odstraní historii konverzace natrvalo a pro všechny, proto se ujistěte, že je záležitost skutečně vyřešena, než stisknete toto tlačítko.

Co vidí ostatní lidé?

Při navrhování změn a komentování dokumentu je třeba mít na paměti, co ostatní uvidí, pokud mají přístup ke stejnému souboru. Například, pokud se odhlásí, původní autor nebo autoři obdrží e-mailové upozornění týkající se každého jednotlivého návrhu, který učiníte, a komentáře, které přidáte v reálném čase. To znamená, že pokud někdo navrhne úpravu a poté změní názor, autor stále vidí původní návrh e-mailem. Je to ohavnost.

Důrazně doporučujeme deaktivovat tato oznámení, zejména pokud je pro vás proces úpravy obtížný. Spíše než se mučit vědomím každé malé myšlenky, která prochází myslí vašich editorů, jděte na Disk Google, klikněte na ikonu ozubeného kola a zvolte nastavení. V části Oznámení zkontrolujte, zda nejsou zaškrtnuta obě políčka.

Jak používat historii verzí

Dalším nástrojem, který není přísně součástí Navrhování, ale přesto je užitečný pro společné psaní a úpravy, je Historie verzí.

Podívejte se do části Soubor> Historie verzí. Objeví se dvě možnosti: Název Aktuální verze a Zobrazit historii verzí.

Název Aktuální verze můžete použít k uložení kopie vašeho souboru dříve, než jej otevřete jiným lidem pro úpravy. Pokud se tedy něco pokazí, například když spolupracovník zapne funkci Navrhování, můžete se rychle a snadno vrátit zpět k předchozímu konceptu.

Druhá možnost, Zobrazit historii verzí, vám zobrazí dříve uložené verze souboru označeného datem a časem. Pokud to pomůže, můžete změnit jména na něco více popisného. Při pohledu na minulé verze souboru uvidíte změny zvýrazněné jinou barvou. Je to užitečný nástroj pro obrácení času, když jste možná přijali nebo odmítli změny a nyní si přejete, abyste to neudělali.

Jak porovnat dokumenty

Posledním nástrojem, který stojí za zmínku, je nový nástroj s názvem Porovnat dokumenty. Je v nabídce Nástroje (Nástroje> Porovnat dokumenty). Pomocí tohoto nástroje můžete porovnat dva dokumenty a zjistit, co se mezi nimi liší. Je užitečné najít změny, které jste do svého dokumentu přidali (záměrně nebo jinak), ať už vy nebo někdo jiný. Toto zobrazení může také vyvolávat komentáře k souborům.

Pokud spolupracujete se skupinou lidí, kteří nejsou zvyklí na skupinové úpravy, můžete vždy uložit koncept své práce a porovnat ji s upravenou verzí, abyste se ujistili, že jste náhodou neodešli žádné změny.

Další tipy pro Dokumenty Google

Pokud používáte Dokumenty Google často, je třeba znát několik dalších tipů. Pro začátek se ujistěte, že víte, jak ukládat Dokumenty Google offline. Tak výpadky internetu a další neočekávané události nenarušují vaši práci. Můžete také zašifrovat dokumenty Google uložené na Disku, což je další užitečný tip. Nezapomeňte také prozkoumat náš seznam nejlepších tipů pro Dokumenty Google.