Video: How to Forward Emails Into Slack (Listopad 2024)
E-mail lze snadno nenávidět. A oh, jak to rádi nenávidíme. Jako odkaz na vnější svět je to skvělé. Jako způsob, jak mluvit se spolupracovníky, ne tolik. Není to v reálném čase, lidé jej zneužívají (ahoj, „Odpovědět všem“) a důležité zprávy jsou pohřbeny v každodenním kalu zpravodajů, reklam a e-mailů s předplatným pro produkty a služby, které byste mohli přísahat, že jste se nikdy nepřihlásili.
Nebylo to tak vždy. Trvalo více než dvě desetiletí poté, co americký počítačový programátor Ray Tomlinson implementoval první e-mailový systém v roce 1971, aby se e-maily zachytily. Ale když to udělalo, vytvořilo revoluci ve způsobu, jakým lidé komunikovali, v práci i mimo ni. Tomlinson zemřel 6. března ve věku 74 let.
V současné době společnosti stahují e-maily v houfech za nástroje pro online spolupráci, jako je Atlassian HipChat, Google Hangouts a zejména Slack. Podle zprávy IDC z července 2015 se očekává, že tato aktivita do roku 2019 posouvá globální trh toho, co analytici nazývají podnikovými sociálními sítěmi na 3, 5 miliardy dolarů - což je více než dvojnásobek toho, co bylo v roce 2014.
Přepnutí na Slack nebo podobný nástroj pro komunikaci uvnitř kanceláře je stejně snadné jako otevření bezplatného zkušebního účtu. Slack může být skvělý pro rychlou výměnu mezi členy týmu nebo sdílení dokumentů a zpráv v celé společnosti. Existuje však křivka učení, může se stát drahá a může se přeměnit na tak velký čas, jako e-mail, ne-li horší.
„Vyžaduje to nákup zaměstnanců, “ řekl Danny Groner, Blogger Partnerships a Outreach Manager na webové stránce stock photo Shutterstock, která používá Slack pro interní komunikaci. "Pokud si lidé kupují a jsou ochotni uznat, že má hodnotu, za tři až šest měsíců budeš mimo starou cestu."
Zde jsou faktory, které vám pomohou rozhodnout, zda je vaše firma připravena na polibek s e-mailem. Jsou založeny na vstupech od více než půl tuctu malých a středních podniků (SMB), s nimiž jsem hovořil a které přesunuly kancelářské zprávy do Slacku nebo podobného nástroje.
1. Zjistěte, proč přepínáte
Nestačí zabalit e-mail, protože je to „špatné“. Konkrétní cíle vám mohou pomoci určit, jak nastavit a zavést novou službu. Greg Edwards, generální ředitel společnosti WatchPoint Data pro kybernetickou bezpečnost, chtěl rychlejší způsob, jak získat informace od zaměstnanců a od nich, ale se schopností připojit soubory, spolupracovat a archivovat materiály. Potřeboval bohatší funkčnost, než jakou nabízí okamžité zasílání zpráv (IM), takže testoval Slacka a zjistil, že „udělal všechno, co jsem hledal.“
2. Velké zbraně musí vést bitvu
Ano, bude to bitva. I když je e-mail poškozen, na to je většina lidí zvyklá. Přepínání nebude fungovat, pokud nejvyšší manažeři nejsou největší roztleskávačky - a první uživatelé. V menší společnosti to může být vlastník nebo generální ředitel. Ve větší společnosti to může být vedoucí oddělení. Po přihlášení do Slacku musel Edwards o tom neustále informovat svých osm zaměstnanců. "Pořád bych měl lidi, aby mi poslali e-mail a já bych odpověděl a řekl:" Pošlete mi to ve Slacku. ""
Ostatní společnosti zaujmou jemnější přístup. Výrobce aplikací pro virtuální telefonní číslo Burner používal jinou chatovací aplikaci, když jeden ze spoluzakladatelů společnosti pozval několik přátel, aby vyzkoušeli Slack. "Každý začal Slack používat stále více a další jsme zabili, " řekl Greg Cohn, generální ředitel společnosti Burner. Odhaduje, že jeho objem e-mailů se v důsledku toho snížil o 30 až 50 procent - a snížil by se více, kdyby jeho práce nezahrnovala zasílání e-mailů lidem mimo společnost.
3. Zvažte své možnosti
Slack je velký hráč, ale existují alternativy. Nástroje společnosti Sameroom pomáhají sdílet zprávy mezi nekompatibilními komunikačními platformami a společnost používá více řešení pro zasílání zpráv mezi společnostmi, včetně Atlassian HipChat, Intercom a Slack, ačkoli primárně používá Fleep. Uživatelé Fleep mohou mimo jiné psát zprávy uvnitř platformy pro doručování do a z e-mailu, což je funkce, která není k dispozici na bezplatné verzi Slack (podle Andrei Soroker, generálního ředitele Sameroom).
4. Zvažte náklady
Slack je zdarma, dokud nenarazíte 10 000 zpráv a pět podporovaných nástrojů. Poté to stojí 8 $ měsíčně na uživatele (nebo 6, 67 $ při roční platbě). Jeff Gladnick, zakladatel a generální ředitel společnosti pro vývoj webových aplikací Great Dental Websites (GDW), zaplatí Slacku za jeho 30 zaměstnanců 200 $ měsíčně. Miluje službu, ale rád najde něco levnějšího. „Narazil jsi na zeď rychleji, než si myslíš, “ řekl, „a pak se tví zaměstnanci stěžují, když nemohou najít věci a říkají, že se vracíme k e-mailu. Takže si koupíš. Je to jako heroin, uvízneš na tom a nemůže vystoupit. “
5. Nabídka školení
Je těžké si představit, že se lidé museli naučit, jak používat e-mail. Je to stejné pro Slacka. Zajistěte, aby zaměstnanci věděli, jaké jsou základy Slacku, například jak fungují kanály a jak se od nich přihlásit nebo odhlásit. Pokud integrujete Slack s existujícími aplikacemi pro kancelářskou produktivitu, ujistěte se, že rozumějí tomu, co jsou a jak se připojují. Získejte více tipů, jak postupovat v 7 základních tipech pro uživatele Slack. Čím více zaměstnanců na palubě má, tím je méně pravděpodobné, že se dostanou do špatných návyků, které vytvořily tento e-mail.
6. Rozhodněte se, kolik práce vám nebude umožňovat socializaci vaší kultury
Zaměstnanci společnosti GDW založili Slack kanály pro lidi, kteří mají rádi kočky, lyžování a snowboarding. „Mnoho naší kultury se dostalo do Slacku, “ řekl Gladnick GDW.
Ale příliš mnoho zábavy může být špatná věc. Namísto toho, aby lidé měli šanci vyhodit páru mezi úkoly, se mohou kanály bezděku stát obrovským plýtváním časem.
Slack nedávno oznámil svůj vlastní interní hlasový chat podle stejných linek jako Skype.
Soroker říká, že kdysi pracoval pro společnost, která používala Skype, a „byli lidé, kteří celý svůj pracovní den strávili jen žertováním v těchto (Skype) chatovacích místnostech, vyměňováním obrázků koček a animovaných GIFů, “ řekl. "Pokud se to stane skutečností, je to nebezpečné." V Sameroom Soroker řekl, že neexistují žádné zábavné Slack kanály. „Neřekneme vůbec nic, pokud to nesouvisí s prací. Snažíme se nudit úmyslně.“
7. Neignorujte komunikační aplikace pro kontaktování zákazníků
Nástroje pro spolupráci a aplikace pro interní zprávy možná nebyly určeny ke komunikaci se zákazníky, ale společnosti je nyní používají tímto způsobem. Cohesion Singapore, organizátor skupinových akcí pro budování týmů, jako jsou laserové štítky a bublinový fotbal, používá WhatsApp Messenger a Telegram Messaging k odpovědi na dotazy potenciálních zákazníků. Osmnáctiměsíční společnost přibližně před rokem zrušila e-mail ve prospěch aplikací pro zasílání zpráv, protože umožnila zaměstnancům rychleji reagovat, uvedl spoluzakladatel soudržnosti Singapur Xavier Chng. A poznamenal, že zákazníci jsou ochotni zaplatit prémii za „vnitřní hodnoty“, jako jsou rychlé odpovědi.
